La implementación de un sistema de gestión de calidad versus un sistema de gestión documental.

En el presente ensayo presentare una comparación entre la implementación de un sistema de gestión de calidad y la relación tan estrecha que puede existir con la implementación de un sistema de gestión de calidad.

Un sistema de gestión de calidad se define bajo la norma ISO 9000:2000 que: “El SGC es aquella parte del sistema de gestión de la organización enfocada en el logro de resultados, en relación con los objetivos de la calidad, para satisfacer las necesidades, expectativas y requisitos de las partes interesadas, según corresponda… ” De esta manera un sistema de gestión documental: ” permite la automatización, la creación, el mantenimiento y la consulta de fuentes de información constituidas por documentos y, por lo tanto, sirve para explotar el conocimiento que contienen los documentos con el fin de ponerlo al alcance de los usuarios del sistema» (Codina, 1994).

Es así como los sistema de calidad tiene en su base de desarrollo la necesidad de documentar sus procesos ya que hacen parte de la gestión de la organización y la forma como se aplican los procesos de calidad, y es donde los SGD permiten una clara y visible forma de estructurar y definir la información que se genera dentro de la empresa, a partir de documentar de forma específica los procedimientos que son reflejo de las funciones que se desarrolla en cada dependencia.

Por lo anterior los sistemas de gestión documental son la base para la implementación de un eficiente sistema de gestión de calidad como ISO 90001, que hace imprescindible la gestión de su información a partir del eficiente desarrollo en los procesos que permitan medir la calidad de los productos y servicios que produzca cualquier empresa.

REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA

NC-ISO 9000:2001. Sistemas de Gestión de la Calidad-Fundamentos y Vocabulario 2001.

MACHICADO M., Fernando. Metodología para establecer un sistema de gestión documental en un organización. In Proceedings 2o. Congreso Internacional de Bibliotecología, Documentación y Archivística (CIBDA) , La Paz (Bolivia), 2003.

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